Die beste Zeit, um Webinar-Einladungen zu verschicken

Timing ist alles – besonders, wenn du dein Webinar promotest. Fragst du dich manchmal, wann der beste Zeitpunkt ist, um deine Webinar-Einladungen zu verschicken? Und ob eine einzige Einladung überhaupt ausreicht? Dann bist du nicht allein.

Bei WebinarGeek haben wir die Daten, um dir genau das zu zeigen.

Denn die erfolgreichsten Webinar-Hosts verschicken nicht nur eine Einladung. Sie haben einen durchdachten Plan. In diesem Blog zeigen wir dir:

• Wann du am besten deine erste Einladung verschickst

• Warum Follow-up-Mails einen riesigen Unterschied machen

• Wie Reminder-Mails deine Teilnehmerquote steigern

• Und warum es nie zu spät ist, dein Webinar zu bewerben

Let’s go 👇

Warum du deine erste Einladung 3 Wochen vorher verschicken solltest

Laut unseren Statistiken bei WebinarGeek ist der perfekte Zeitpunkt für deine erste Einladung drei Wochen vor dem Webinar.

Warum das so wichtig ist:

• Deine Zielgruppe hat genug Zeit, um sich zu entscheiden und anzumelden

• Dein Webinar landet rechtzeitig in ihrem Kalender

• Du zeigst, dass du vorbereitet und professionell bist

Viele Marketer starten zu spät mit der Promo. Aber diese erste, frühe Einladung ist das Fundament deiner Kampagne.

Die 3-Einladungen-Strategie: so machen es die Profis

Unsere Daten zeigen ganz klar: die erfolgreichsten Hosts verschicken drei Einladungen:

1. 3 Wochen vor dem Webinar (der erste Touchpoint)

2. 1,5 Wochen vorher (für extra Sichtbarkeit)

3. 3 Tage vor dem Start (für mehr Dringlichkeit)

Warum das so gut funktioniert?

Weil Menschen Reminder brauchen. Dein Publikum hat viel um die Ohren. Die zweite Mail hält dein Webinar präsent, die dritte bringt sie zur Anmeldung.

Das Beste? Mit WebinarGeek kannst du all das automatisch planen – einmal einrichten, fertig.

Was ist mit Einladungen am selben Tag? Extrem effektiv!

Wusstest du, dass sich 36 % der Teilnehmenden erst am Tag des Webinars anmelden?

📈 Was heißt das für dich?
Wenn du am Webinar-Tag nochmal eine Einladung verschickst, kannst du deine Anmeldungen um bis zu 50 % steigern.

Viele Leute warten bis zur letzten Minute. Wenn plötzlich ein Termin ausfällt, ist dein Webinar ihre neue Option. Eine kurze, knackige Erinnerung macht da den Unterschied.

Fazit: Es ist nie zu spät, um dein Webinar zu bewerben.

Zwei Reminder-Mails = mehr Teilnehmer:innen

Die Anmeldung ist nur der erste Schritt. Die eigentliche Frage ist: Kommen sie auch wirklich?

Hier kommen Reminder-Mails ins Spiel.

Diese Grafik basiert auf unseren WebinarGeek-Daten:

📊 Je mehr Reminder, desto höher die Teilnahmequote:

• ✅ 42 % bei einem Reminder über 24 Stunden vorher

• ✅ 46 % bei einem Reminder 24–1 Stunde vorher

• ✅ Nur 39 % bei einem einzigen Reminder unter 1 Stunde vorher

Die optimale Kombi? Drei Tage vor dem Webinar und nochmal am Tag selbst. Simpel und wirkungsvoll.

Dein Schritt-für-Schritt Plan für die perfekte Einladung

Bereit, mehr Anmeldungen zu holen? So sieht deine Strategie aus:

✔️ 3 Wochen vorher
Verschick deine erste Einladung. Zeig klar, was auf sie wartet und warum es sich lohnt.

✔️ 1,5 Wochen vorher
Die zweite Einladung. Gib einen kleinen Einblick oder stelle einen Speaker vor.

✔️ 3 Tage vorher
Jetzt wird’s ernst. Zeitdruck erzeugt Wirkung – nutze ihn!

✔️ Am Tag des Webinars
Kurze, direkte Reminder-Mail. „Wir starten gleich – bist du dabei?“

✔️ Reminder für bereits Angemeldete
Plane zwei automatische Erinnerungen mit WebinarGeek:

• Drei Tage vor dem Webinar

• Am Webinar-Tag (morgens)

So reduzierst du No-Shows und erhöhst die Teilnahme.

Warum gutes Timing so gut funktioniert

Diese Strategie ist kein Spam – sie passt genau zu den Gewohnheiten deiner Zielgruppe:

• Manche melden sich früh an

• Andere entscheiden spontan

• Und viele vergessen es ohne Erinnerung

Mit WebinarGeek automatisierst du alles. Von der ersten Einladung bis zum letzten Reminder – mit smarter Analyse inklusive.

Fazit: Mehr Teilnehmer durch cleveres Timing

Nur eine Einladung reicht nicht. Mit einer durchdachten Serie von drei Einladungen und zwei Remindern holst du dir:

• Mehr Anmeldungen

• Mehr tatsächliche Teilnahmen

• Und ein erfolgreicheres Webinar insgesamt

Willst du dein nächstes Webinar wirklich voll bekommen? Dann weißt du jetzt, was zu tun ist – und wann.

Nutze WebinarGeek, um dein Einladungs-Game zu automatisieren und zu optimieren wie ein Profi.

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