Hoe MWee grootschalige webinars organiseert met HubSpot

MWee helpt organisaties hun boodschap helder en overtuigend over te brengen. Op het podium, voor de camera of volledig online. Als leverancier van professionele AV-oplossingen voor events en installaties produceren ze seminars, conferenties, presentaties, webcasts en voorstellingen. Elke productie stemmen ze af op de klant, met een sterke focus op kwaliteit, betrouwbaarheid en langdurige samenwerkingen.

Wanneer je trainingen organiseert voor duizenden deelnemers, moet alles kloppen. Registratie, streaming, inloggen, chat, follow-up en certificering. Handmatig regelen is simpelweg geen optie. Daarom combineert MWee WebinarGeek met HubSpot.

Een compleet webinarplatform voor studio- en liveproducties

MWee koos voor WebinarGeek omdat het alles in één platform samenbrengt, inclusief de flexibiliteit om met RTMP-streams te werken. Voor een team dat regelmatig live-opnames, studioproducties en online events verzorgt, is die flexibiliteit essentieel.

Het team gebruikt WebinarGeek vooral voor klanten die professionele online webinars willen hosten. Sommige sessies vinden volledig online plaats, andere worden rechtstreeks vanuit de studio van MWee gestreamd. In beide gevallen staat hetzelfde doel centraal: deelnemers een soepele ervaring bieden, terwijl de productie achter de schermen beheersbaar blijft.

Betaalde trainingsprogramma’s automatiseren met HubSpot

Terwijl WebinarGeek de liveproductie en de deelnemerservaring ondersteunt, speelt HubSpot een centrale rol in alles wat vóór en na het webinar gebeurt.

MWee gebruikt de integratie om hun betaalde trainingsprogramma’s van begin tot eind te automatiseren. In plaats van deelname handmatig bij te houden en certificaten zelf te versturen, hebben ze in HubSpot workflows ingericht die automatisch starten zodra deelnemers aan de voorwaarden voldoen. Elke deelnemer ontvangt vervolgens automatisch een gepersonaliseerd certificaat, zodat het team deze niet meer één voor één hoeft te versturen.

“WebinarGeek is relatief makkelijk te integreren met andere tools zoals HubSpot.”
— Matthieu Wijnen, eigenaar van MWee

Omdat alles gekoppeld is, hoeft het team geen exports meer te maken, losse checks te doen of individuele follow-upmails te sturen. De automatisering verwerkt de logica en verstuurt certificaten en communicatie automatisch op basis van vooraf ingestelde voorwaarden.

Dat zorgt niet alleen voor meer overzicht en controle, vooral bij terugkerende trainingsprogramma’s, maar bespaart het team ook veel tijd.

Zoals Matthieu Wijnen het zegt: “De grootste impact voor ons is tijdsbesparing.”

Van 50 tot 4.000 deelnemers, zonder technische stress

Naast automatisering blijft betrouwbaarheid tijdens het live event zelf cruciaal. MWee werkt regelmatig met studioproducties, RTMP-streams en live event-opnames. Daarvoor hebben ze een platform nodig dat naadloos integreert in een professionele broadcast-setup, zonder dat de deelnemerservaring daaronder lijdt.

De aantallen verschillen per webinar. Veel sessies trekken tussen de 50 en 150 deelnemers, wat ruimte geeft voor interactie en betrokkenheid. Tegelijk organiseert MWee binnen trainingsprogramma’s regelmatig grotere sessies met 1.000 tot 2.000 deelnemers. Hun grootste webinar bracht zelfs bijna 4.000 deelnemers samen in één sessie.

“Alles liep soepel, inclusief inloggen en chat.”

Voor een team dat klanten vertegenwoordigt in omgevingen waar veel op het spel staat, maakt die betrouwbaarheid het verschil. Zo kunnen ze zich volledig richten op content, productiekwaliteit en audience engagement, met de zekerheid dat de technische basis staat.

Een webinar-setup bouwen die met je meegroeit

De aanpak van MWee is praktisch: bouw je webinar stap voor stap op, en automatiseer pas wanneer je de volledige deelnemersreis goed begrijpt.

Hun advies:

• Bouw je setup geleidelijk op en ontdek welke tools inzicht of automatisering toevoegen

• Test alles grondig voordat je live gaat

• Breng de volledige deelnemersreis stap voor stap in kaart, inclusief elke actie die deelnemers kunnen nemen

• Automatiseer pas wanneer je een volledig overzicht hebt van e-mails, triggers en assets

• Die structuur maakt testen eenvoudiger en verkleint de kans op verrassingen wanneer je opschaalt

Wil je je webinars ook automatiseren?

Met WebinarGeek host je professionele webinars die ook op grotere schaal soepel blijven draaien. Met de HubSpot-integratie koppel je deelname en engagement direct aan de follow-upflows die je al gebruikt.

Start vandaag met webinars

14 dagen gratis. Alle Premium features. Geen verplichtingen.

Start gratis trialPlan een gesprek