Rollen im Webinar-Team: Wer macht was vor, während und nach dem Webinar?

Das Wichtigste auf einen Blick:

• Ein Webinar-Team hat vier zentrale Rollen: Der Produzent kümmert sich um Planung, Technik, Anmeldeseite und E-Mail-Abläufe. Der Marketingverantwortliche sorgt für Anmeldungen und die tatsächliche Teilnahme. Der Präsentierende erstellt und vermittelt die Inhalte. Der Moderator unterstützt die Teilnehmenden und betreut Chat und Fragerunde während der Live-Veranstaltung.

• Eine Person kann ein Live-Webinar allein durchführen, indem sie alles im Voraus vorbereitet, Anmelde- und Erinnerungs-E-Mails automatisiert und Publikumsfragen in einem gemeinsamen Frageblock beantwortet. Mit einem zusätzlichen Moderator lässt sich der Chat leichter betreuen, wenn das Publikum wächst. Ab vier Personen kann jede Webinar-Rolle separat besetzt werden.

• Verteile die Webinar-Rollen, sobald der Termin steht. Führe einige Tage vor der Veranstaltung mindestens einen Probelauf mit dem gesamten Team durch und prüfe die Technik gemeinsam ein letztes Mal, 15 bis 30 Minuten vor dem Start.

Ein Webinar-Team besteht in der Regel aus vier Rollen: einem Produzenten, der Planung und Technik betreut, einem Marketingverantwortlichen, der für Anmeldungen sorgt, einem Präsentierenden, der die Inhalte verantwortet, und einem Moderator, der sich während der Live-Veranstaltung um das Publikum kümmert. Dafür brauchst du keine vier Personen. In einem kleinen Team übernimmt eine Person oft zwei oder drei Rollen, solange jede Rolle klar zugeordnet ist.

Diese Aufgabenverteilung sorgt für mehr als nur Beschäftigung. Wenn alle wissen, wofür sie verantwortlich sind, geht nichts unter: Die Erinnerungs-E-Mail wird verschickt, die Folien sind fertig und die Frage, die jemand in Minute zwölf gestellt hat, wird beantwortet. Das zeigt sich im Ergebnis. Teilnehmende merken, wenn eine Veranstaltung reibungslos läuft, auch wenn sie die Menschen hinter den Kulissen nie sehen.

Was sind die wichtigsten Rollen in einem Webinar-Team?

• Produzent: verantwortet Planung und Technik, einschließlich Zeitplan, Plattform-Einrichtung, Anmeldeseite, E-Mail-Abläufen und Probeläufen.

• Marketingverantwortlicher: verantwortet Anmeldungen und Teilnahmequote durch Werbetexte sowie Social-Media-, E-Mail- und bezahlte Kampagnen.

• Präsentierender: verantwortet die Inhalte, vom Thema über Folien und Skript bis zur Live-Präsentation.

• Moderator: betreut das Publikum während der Veranstaltung, hilft beim Einloggen, verwaltet Chat und Fragerunde und leitet Fragen an den Präsentierenden weiter.

Die folgenden Abschnitte erläutern jede Rolle genauer, damit du entscheiden kannst, wer in deinem Team welche Aufgaben übernimmt.

Was macht ein Webinar-Produzent?

Der Produzent hält das gesamte Projekt auf Kurs. Oft ist das die Person, die das Webinar ursprünglich angestoßen hat oder für dessen Ergebnisse verantwortlich ist.

Vor dem Webinar

• Erstellt den Zeitplan und überprüft den Fortschritt.

• Richtet das Webinar auf der Plattform ein, einschließlich der Anmeldeseite, und testet es in verschiedenen Browsern und auf Mobilgeräten.

• Erstellt und testet die E-Mail-Abläufe von der Bestätigung bis zur Nachbereitung und entscheidet, wie viele Erinnerungs-E-Mails verschickt werden sollen, bevor die Veranstaltung beginnt.

• Plant die Probeläufe und stellt sicher, dass alle daran teilnehmen.

Während des Webinars

• Überwacht die Übertragungsqualität und hat einen Plan zur Vermeidung und Behebung technischer Probleme parat, falls etwas schiefgeht.

• Behält den zeitlichen Ablauf im Blick.

Nach dem Webinar

• Stellt die Aufzeichnung bereit und verschickt die Follow-up-E-Mails.

• Nutzt Webinar-Statistiken wie Teilnahmequote, Wiedergabedauer und Interaktionen, um zu erkennen, was funktioniert hat und was sich beim nächsten Mal verbessern lässt.

Wer bewirbt ein Webinar?

Der Marketingverantwortliche kümmert sich um die Anmeldungen und darum, wie viele der angemeldeten Personen tatsächlich teilnehmen. Meist arbeitet er eng mit dem Präsentierenden zusammen, damit die Werbung das widerspiegelt, was die Veranstaltung tatsächlich bietet.

Vor dem Webinar

• Schreibt Werbetexte für die Website, E-Mails, Social Media und Blogbeiträge.

• Schaltet dort, wo es sinnvoll ist, bezahlte Kampagnen auf LinkedIn, Meta oder anderen Kanälen und wählt Werbeformate, die die richtige Zielgruppe erreichen.

• Verfolgt die Anmeldezahlen und probiert andere Werbestrategien aus, wenn sie hinter den Erwartungen zurückbleiben.

Nach dem Webinar

• Bewirbt die Aufzeichnung oder On demand Version bei Personen, die das Webinar verpasst haben.

• Verwendet die Aufzeichnung weiter, etwa für kurze Videoclips, einen Blogbeitrag oder Social-Media-Beiträge.

Was macht ein Webinar-Präsentierender?

Der Präsentierende verantwortet die Inhalte: worum es im Webinar geht, wie es aufgebaut ist und wie es beim Publikum ankommt. Diese Rolle muss nicht nur eine Person übernehmen. Viele Webinare haben einen Hauptpräsentierenden und einen Gastredner oder Kollegen, der als Co-Präsentierender hinzukommt.

Vor dem Webinar

• Legt das Thema, die Kernbotschaft und den Aufbau fest.

• Erstellt die Folien und schreibt bei Bedarf ein Skript oder Sprechernotizen.

• Prüft die Werbetexte gemeinsam mit dem Marketingverantwortlichen, damit das Versprechen zu den Inhalten passt.

• Probt mindestens einmal in der tatsächlichen Webinar-Umgebung.

Während des Webinars

• Hält die Präsentation und leitet die Interaktionen, etwa Umfragen und eine Live-Fragerunde. Dabei helfen praktische Präsentationstechniken, die Energie hochzuhalten.

KI-Tools können einen Teil der Vorbereitungsarbeit übernehmen. Mit einem klaren KI-Workflow für Webinare gelangt der Präsentierende viel schneller vom leeren Blatt zu einer ersten Gliederung und Folienentwürfen.

Was macht ein Webinar-Moderator?

Die Arbeit des Moderators beginnt kurz vor der Übertragung und dreht sich ganz um das Publikum. Bei größeren Webinaren gibt es manchmal mehrere Moderatoren, die Chat und Fragerunde untereinander aufteilen.

Während des Webinars

• Hilft Teilnehmenden, die Probleme beim Einloggen haben oder den Ton nicht hören können.

• Verfolgt den Chat und beantwortet praktische Fragen direkt.

• Sammelt und wählt Fragen aus und leitet die besten zur Live-Beantwortung an den Präsentierenden weiter.

• Hält das Gespräch in Gang. Das ist eine der einfachsten Möglichkeiten, um zu verhindern, dass Teilnehmende vorzeitig aussteigen.

Nach dem Webinar

• Gibt unbeantwortete Fragen weiter, damit sie in der Follow-up-E-Mail beantwortet werden können.

In diesem kurzen Tutorial siehst du, wie du ein Webinar in WebinarGeek moderierst.

Wer macht was – und wann?

Vor dem Webinar. Der Produzent erstellt den Zeitplan, richtet Plattform, Anmeldeseite und E-Mail-Abläufe ein und plant die Probeläufe. Der Marketingverantwortliche schreibt die Werbetexte, führt die Kampagnen durch und verfolgt die Anmeldungen. Der Präsentierende erstellt die Inhalte und probt. Der Moderator nimmt am Probelauf teil und bereitet Antworten auf häufige Fragen vor.

Während des Webinars. Der Präsentierende hält die Präsentation und leitet die Interaktionen. Der Moderator hilft beim Einloggen und betreut Chat und Fragerunde. Der Produzent überwacht die Übertragungsqualität, löst technische Probleme und behält den zeitlichen Ablauf im Blick.

Nach dem Webinar. Der Produzent veröffentlicht die Aufzeichnung, verschickt die Follow-up-E-Mails und wertet die Ergebnisse aus. Der Marketingverantwortliche bewirbt die Aufzeichnung und macht aus der Veranstaltung neue Inhalte. Der Moderator gibt unbeantwortete Fragen weiter und der Präsentierende nutzt das Feedback, um die nächste Veranstaltung zu verbessern.

So verteilst du Webinar-Rollen in einem kleinen Team

Wie du die Rollen verteilst, hängt davon ab, wie viele Personen zur Verfügung stehen. Einige Kombinationen, die gut funktionieren:

• Allein: Du übernimmst alle vier Rollen. Bereite möglichst viel im Voraus vor, automatisiere den Versand der Erinnerungs-E-Mails und halte die Interaktion einfach. Sammle beispielsweise Fragen und beantworte sie am Ende in einem gemeinsamen Block. Ein vorab aufgezeichnetes oder automatisiertes Webinar kann ebenfalls den Druck während einer Live-Übertragung verringern.

• Zwei Personen: Eine Person präsentiert, die andere übernimmt Produktion und Moderation. Die Werbung wird vor der Veranstaltung gemeinsam organisiert. Diese Aufteilung bringt besonders viel, weil der Präsentierende beim Sprechen nie gleichzeitig den Chat lesen muss.

• Drei Personen: Ein Präsentierender, ein Moderator und eine Person, die Produktion und Marketing übernimmt.

• Vier oder mehr Personen: Jede Rolle wird separat besetzt. Bei größeren Veranstaltungen können ein zweiter Moderator oder ein Co-Präsentierender hinzukommen.

Unabhängig von der Teamgröße ist entscheidend, dass alle vier Rollen abgedeckt sind und jeder weiß, welche Aufgaben er übernimmt.

Wie WebinarGeek jede Rolle unterstützt

Die meisten dieser Aufgaben laufen an einem Ort zusammen. In WebinarGeek richtet der Produzent die Anmeldeseite und die automatisierten E-Mail-Abläufe ein und wertet später die Statistiken aus. Ein Co-Präsentierender kann von einem anderen Standort aus teilnehmen und die Steuerung von Präsentation, Interaktionen und Chat mit übernehmen. Der Moderator kann den Chat betreuen und Fragen auswählen, bevor sie öffentlich sichtbar werden. Da alles im Browser läuft, muss niemand im Team oder im Publikum etwas installieren.

Nächster Schritt: Aus Rollen einen Plan machen

Sobald alle ihre Rolle kennen, folgt ein konkreter Aktionsplan, der vom Sendetermin aus rückwärts geplant wird. Teams, die bereits Projektmanagement-Tools verwenden, können die Aufgaben in einer Workflow-Software verteilen. Eine Checkliste für jedes Webinar hilft dabei, am Veranstaltungstag nichts zu vergessen.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Personen braucht man, um ein Webinar durchzuführen?

Eine Person reicht aus, um ein Live-Webinar durchzuführen, solange die Vorbereitung und die E-Mail-Abläufe im Voraus erledigt sind. Eine zweite Person als Moderator hilft, wenn du mit einem lebhaften Chat oder vielen Fragen rechnest. So kann sich der Präsentierende auf die Inhalte konzentrieren. Mit vier oder mehr Personen kann jede zentrale Rolle (Produzent, Marketingverantwortlicher, Präsentierender und Moderator) separat besetzt werden.

Kann eine Person ein Webinar allein durchführen?

Ja. Wer ein Webinar allein durchführt, sollte vorher möglichst viel automatisieren, etwa die Anmeldung sowie Bestätigungs- und Erinnerungs-E-Mails. Außerdem sollte die Live-Interaktion klar strukturiert sein, beispielsweise mit einem einzelnen Frageblock am Ende, statt während der gesamten Veranstaltung auf den Chat zu reagieren.

Was ist der Unterschied zwischen Webinar-Host, Präsentierendem und Moderator?

Der Host oder Produzent organisiert das Webinar und kümmert sich um Einrichtung und Technik. Der Präsentierende vermittelt die Inhalte auf dem Bildschirm. Der Moderator arbeitet während der Veranstaltung hinter den Kulissen, hilft Teilnehmenden, betreut den Chat und leitet Fragen an den Präsentierenden weiter.