Wie viele Erinnerungsmails solltest du vor einem Webinar verschicken?

Jemand hat das vor einer Weile auf Reddit gefragt, in einem der B2B-Marketing-Subreddits: Wie viele Erinnerungsmails verschickst du eigentlich vor einem Webinar? An sich keine besonders spannende Frage. Spannend wurde es erst bei der Antwort, die diese Person selbst schon herausgefunden hatte.

Die Person hat mit einer einzigen Erinnerung angefangen: der Standardmail, die die Plattform automatisch eine Stunde vorher verschickt. Das brachte etwa 30% Teilnahmequote. Zwei weitere Erinnerungen dazu, und die Quote stieg auf 41%. Danach hat die Person das Ruder komplett rumgerissen: ein Insight sieben Tage vorher, eine Umfrage drei Tage vorher, eine kurze Case Study drei Tage vor dem Webinar, und ein einfacher Teilnahmelink eine Stunde vorher. Gleiche Liste, gleiches Thema. Die Teilnahmequote landete bei 58 bis 62%.

Das Fazit war einfach: Menschen vergessen nicht, dass sie sich angemeldet haben. Sie verlieren nur das Interesse, bis das Webinar beginnt, und dagegen hilft keine einzige Erinnerung.

Kurz gesagt, für alle, die nicht den ganzen Text lesen wollen: Drei Erinnerungen, verteilt auf etwa sieben Tage vorher und noch einmal am Morgen selbst, verbessern deine Teilnahmequote schon spürbar. Für den nächsten großen Sprung musst du etwas am Inhalt deiner Mails ändern, nicht an der Anzahl.

Wie viele Erinnerungen helfen wirklich?

Timing zeigt sich wichtiger, als die meisten denken. Unsere eigenen Zahlen zum Versand von Webinar-Einladungen bestätigen das:

• Mehr als 24 Stunden vorher: 42% Teilnahmequote.

• Innerhalb von 24 Stunden, aber mehr als eine Stunde vorher: 46% Teilnahmequote, der stärkste Zeitpunkt.

• Erst eine Stunde vorher: 39% Teilnahmequote.

Zwei Erinnerungsmails sind besser als eine, und die stärkste Kombination ist sieben Tage vorher plus der Morgen selbst. Genau das hat die Person auf Reddit von 30% auf 41% gebracht. Nichts Geheimnisvolles, einfach besser getimte Anstöße. Der Sprung auf 58 bis 62% ist eine andere Baustelle. Timing allein löst die nicht.

Warum melden sich Menschen an und tauchen dann trotzdem nicht auf?

Meistens nicht, weil sie es vergessen haben. Zwei Wochen zwischen Anmeldung und dem eigentlichen Webinar sind eine lange Zeit, lang genug, um zwischen allem anderen unterzugehen, das ebenfalls um Aufmerksamkeit buhlt. Eine vierte "Nicht vergessen!"-Mail holt dieses Interesse nicht zurück. Etwas, das die Person wieder daran erinnert, warum sie sich überhaupt angemeldet hat, vielleicht schon eher.

Was gehört in so eine Mailfolge?

Grob vier Mails:

Sieben Tage vorher, ein Insight verschicken. Etwas, das sich lohnt zu lesen, egal ob die Person am Ende teilnimmt oder nicht. So bleibt das Thema präsent, bevor das Postfach wieder voller wird.

Drei Tage vorher, eine echte Frage stellen. Eine Umfrage, eine ehrliche Frage, keine Befragung um der Befragung willen. Eine kleine Antwort zu geben ist oft der erste Schritt zu einem größeren Commitment: tatsächlich dabei zu sein.

Eine kurze Case Study oder ein konkreter Beleg kommt am Tag davor gut an, denn genau dann fragt sich fast jeder insgeheim, ob sich der Aufwand überhaupt lohnt.

Und eine Stunde vorher? Einfach der Teilnahmelink. Schlicht, ohne Schnickschnack. Das ist die einzige Stelle in der ganzen Reihe, an der eine simple Erinnerung genau richtig ist.

Nichts davon ersetzt die organisatorischen Mails. Es sorgt nur dafür, dass nicht jede Mail in der Reihe die gleiche Aufgabe übernimmt.

So baust du das in WebinarGeek auf

An der Umsetzung ist nichts kompliziert. Mit der E-Mail-Planung legst du alle vier Mails passend zu deinem Webinartermin an, ausgerichtet am individuellen Anmeldezeitpunkt jeder Person, sodass danach alles automatisch läuft. Nutze für die inhaltlichen Mails nicht die Standard-Erinnerungsvorlage: Schreib eigenen Text, gestalte sie im eigenen Corporate Design, denn so eine Reihe wirkt schnell wie ein Formbrief, wenn sie das nicht tut.

Bei der Mail mit der Frage oder Umfrage reicht es, die Frage direkt in der Mail zu stellen oder auf etwas Kurzes woanders zu verlinken. Ein Hinweis dazu: Die integrierte Umfragefunktion von WebinarGeek ist für den Einsatz während des Live-Webinars gedacht, nicht für Mails davor. Dafür ist dieser Schritt also nicht gemacht. Übrigens lassen sich auch Erinnerungen für Sprecher und Moderatoren einrichten, damit alle den gleichen Termin im Blick haben.

Einmal aufbauen, und danach die Zeit in die Texte stecken, nicht in die Planung.

Häufig gestellte Fragen

Wie viele Erinnerungsmails sollte ich vor einem Webinar verschicken?

Drei, verteilt auf sieben Tage vorher und den Morgen des Webinars. Mehr als vier bringt kaum noch etwas und wirkt eher störend.

Wann ist der beste Zeitpunkt für eine Erinnerungsmail vor einem Webinar?

Innerhalb von 24 Stunden, aber mehr als eine Stunde vorher, dort liegt laut unseren Daten der Höhepunkt, bei 46%. Eine Erinnerung, die erst eine Stunde vorher ankommt, schneidet schlechter ab als beide früheren Zeitpunkte.

Was sollte in einer Erinnerungsmail für ein Webinar stehen?

Das Wichtigste: Titel, Datum, Uhrzeit und ein Teilnahmelink, über den niemand lange nachdenken muss. Darüber hinaus sollte mindestens eine Mail in der Reihe auch einen echten Grund liefern, dabei zu sein, nicht nur eine Erinnerung, dass es das Webinar gibt.

Wie steigere ich die Teilnahmequote, ohne mehr Erinnerungen zu verschicken?

Ersetze ein paar Erinnerungen durch echten Inhalt: einen Insight, eine ehrliche Frage, einen kurzen Beleg. Die Teilnahmequote reagiert stärker auf Relevanz als auf Wiederholung.

Warum melden sich Menschen für ein Webinar an, kommen dann aber nicht?

Selten aus Vergesslichkeit. Häufiger, weil die Dringlichkeit, die bei der Anmeldung da war, bis zum Webinar wieder verflogen ist.